De 1955 a 1988, a USP acumulou quase 37 quilômetros de documentos em papel. Quase a metade disso acaba de ir para o lixo. E que, para aliviar os armários e disciplinar a guarda dos registros, o Sistema de Arquivos da USP desenvolveu uma metodologia específica e fez a classificação dos papéis com ajuda dos funcionários de todas as unidades. Do que sobrou - mais de 19 km -, aproximadamente 50% terá guarda temporária e o restante será preservado permanentemente.
DOCUMENTOS - ADMINISTRAÇÃO CRIA MÉTODO PARA GERIR DOCUMENTOS
RODOLFO MENGEL
A Universidade de São Paulo desenvolveu um sistema de arquivos para preservar os documentos necessários e eliminar os que estavam ocupando espaço em todas as unidades orçamentárias. De um total de quase 37 quilômetros de papel, quase a metade foi eliminada.
Por não saber qual documento deveria ser guardado e qual poderia ser eliminado, a USP acumulou em seus seis campi 36.942,91 metros lineares de papel até 1998. A solução para o problema surgiu a partir de 1997 com a implantação do Sistema de Arquivos da USP (Sausp), que desenvolveu uma metodologia específica para esse fim. Logo no início dos trabalhos, o Sausp conseguiu eliminar com segurança quase a metade dos cerca de 37 quilômetros de papel e submeteu a apreciação 25.605,46 metros lineares de documentos. Desse total, foram descartados 6.272,76 metros e guardados 19.315,32 quilômetros de documentos. Cerca da metade desses registros terá guarda temporária e a outra metade será preservada permanentemente. Para chegar a esse resultado, o Sausp criou tabelas de temporalidade dos documentos, um glossário de espécie (formatos e tipos documentais), um plano de classificação das atividades e um manual de aplicação para orientar os servidores que trabalham nesse setor em toda a Universidade. O projeto recebeu o apoio financeiro da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado dê São Paulo (Fapesp), que destinou R$ 1.194.161,88 para que o trabalho fosse desenvolvido. Hélio Nogueira da Cruz, coordenador da Administração Geral (Codage) e presidente do Conselho Técnico do Sausp, e as professoras integrantes da comissão Ana Maria de Almeida Camargo, da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas (FFLCH), e Johanna Wilhelmina Smit, da Escola de Comunicações e Artes (ECA), explicam nesta entrevista como foi feito o gerenciamento desses documentos.
Jornal da USP - Como foi possível reduzir pela metade a quantidade de documentos da Universidade?
Ana Maria - Fizemos um levantamento de tudo o que a Universidade produzia em termos de documentos e nesse levantamento definimos todos eles a partir de tabelas de temporalidade. Por meio das tabelas foram estabelecidos prazos de guarda temporária, de guarda permanente e também a eliminação para cada tipo documental produzido. Pelas tabelas de temporalidade, cada documento tem um prazo de vida determinado. Dessa forma, dos cerca de 37 quilômetros de documentos acumulados entre 1955 e 1988, submetemos a avaliação um pouco mais de 25 quilômetros de papel. O resultado desse trabalho levou à eliminação de pouco mais de seis quilômetros de documentos e a preservação com guarda definitiva de quase dez quilômetros. Outros dez quilômetros de documentos ficarão à espera do cumprimento de prazos de temporalidade para serem descartados.
JU - Quem criou as tabelas de temporalidade?
Ana Maria - Foram criadas pelo Sausp, é um trabalho inédito na Universidade e o principal produto do sistema, que envolveu uma grande quantidade de funcionários em todos os campi. As tabelas definem uma metodologia de tratamento desse material.
JU - Qual foi o critério utilizado para preservar ou eliminar documentos?
Ana Maria - Todo o material foi avaliado e estudado nas unidades orçamentárias, junto aos funcionários ligados ao setor, e posteriormente submetido à Consultoria Jurídica da USP. Foi ela quem deu a palavra final sobre a guarda permanente, provisória ou o descarte de cada documento. A Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas, por exemplo, havia acumulado 1.336,03 metros lineares de documentos, submeteu a avaliação cerca de 700 metros e conseguiu eliminar mais de 41% desse total, ou seja, cerca de 287 metros de papel. A Reitoria, por ser um órgão gerador de documentos, eliminou pouco. De um total de pouco mais de 13 quilômetros de documentos, a Reitoria submeteu a avaliação mais de 10 quilômetros, mas só conseguiu eliminar 10%. Isso aconteceu porque a grande maioria dos documentos da Reitoria é de guarda permanente. Hoje, ela possui pouco mais de quatro quilômetros de documentos que não poderão ser eliminados nunca.
JU - Além das tabelas de temporalidade, um volume com 555 páginas, o Sausp desenvolveu outros métodos para implantar o sistema. Quais são eles?
Johanna Smit - As tabelas de temporalidade relacionam os órgãos que acumulam os documentos, em quais atividades eles são gerados e por quanto tempo devem ser guardados. As tabelas dão idéia do destino dos documentos e o tempo de guarda. De acordo com a regra estabelecida pelo Sausp, a unidade ou o órgão gerador do documento é o responsável pela guarda. O sistema desenvolveu também um glossário de espécies (formatos e tipos documentais), que consiste em uma lista alfabética com os nomes dos documentos. Constatou-se, ao longo dos trabalhos, que as unidades orçamentárias usavam termos muito diferentes para designar os mesmos documentos. Dessa forma, a aplicação das tabelas de temporalidade não seria consistente se cada unidade usasse termos diferentes, entendesse coisas diferentes e portanto reagisse eliminando documentos de forma distinta. Já o plano de classificação das atividades tem a finalidade de organizar os documentos, para agilizar a sua localização quando necessária. Cada documento nomeado tem um código. Assim, a USP passa a ter uma terminologia única para os seus documentos. Por fim, o manual de aplicação tem o objetivo de orientar as pessoas que trabalham no setor de arquivos da Universidade.
JU - Qual foi o objetivo básico para o desenvolvimento do sistema?
Hélio Nogueira - A idéia básica é apresentar uma organização racional, moderna e atualizada dos arquivos da Universidade. A USP trabalha com informações sob vários ângulos. Na pesquisa ou no ensino nós estamos sempre envolvidos com informações. O volume de papel envolvido no processo de arquivamento é extraordinariamente grande e temos que aprender a lidar com o que é produzido. Devemos ter acesso fácil e mantê-los ao alcance dentro de um prazo conveniente. O trabalho do Sausp está ajudando a organizar esse tema dentro da Universidade. Temos contado com a colaboração de professores e funcionários, que entenderam perfeitamente o objetivo do projeto. Em toda a Universidade cerca de 1.800 funcionários receberam treinamento nesse processo. Hoje, o sistema já produz resultados.
JU - Quanto foi gasto pela Universidade para colocar em ordem esses documentos?
Hélio Nogueira - A Universidade recebeu o apoio da Fapesp, que liberou cerca de R$ 1,2 milhão de sua linha de financiamento à infra-estrutura de pesquisa.
Sistema de Arquivos da USP (Sausp) O Conselho Técnico do Sausp é presidido por Hélio Nogueira da Cruz, e tem como membros os professores Adalberto Américo Fischmann, Ana Maria de Almeida Camargo, Johanna Wilhelmina Smit e Murillo de Azevedo Marx e os funcionários Luís Carlos Moreira Gomes e Luiz Carlos Corrêa Santana. Mais informações poderão ser obtidas pelo telefone (011) 818-3388 ou pela Internet, no site www.recad.usp.br/sausp
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